Toekomstbestendige inrichting van de zorg
In november kondigden we het onderzoek aan naar een toekomstbestendige inrichting van werk bij ouderenzorgorganisatie Laurens. Inmiddels is er een enthousiaste projectgroep ingericht, waarin veel mensen uit het zorgveld participeren, en zij zijn het eens over een concrete aanpak. De eerste fase breekt nu aan: het in kaart brengen van de huidige situatie. Projectleider Jamie Hoek van Laurens en Lisanne Albers van FWG (te zien op de afbeelding hierboven) delen hierbij hun belangrijkste bevindingen tot nu toe.
Medewerkers betrekken, zonder ze teveel te belasten
Jamie: “Een belangrijk uitgangspunt in dit project is het betrekken van medewerkers: zij willen niet dat er óver hen gesproken wordt, maar ze willen betrokken zijn en meedenken. Aan de andere kant is dit een langdurig en tijdsintensief project. Dus hoe betrek je medewerkers, die het door personeelstekorten al ongelooflijk druk hebben, zonder ze te overvragen?”
Lisanne vult aan: “Er is veel discussie binnen de projectgroep geweest over het betrekken van medewerkers bij de eerste onderzoeksfase. Van zo’n dertig zorgfuncties gaan we inzichtelijk maken wat ze precies inhouden: welke taken worden uitgevoerd en hoeveel tijd deze kosten. Daarnaast kijken we ook naar taken die niet per se bij iemands functie horen, maar wel door betreffende persoon worden uitgevoerd. Deze eerste fase is vooral voor FWG van belang om een goed beeld te krijgen van de huidige situatie. Het gaat dus nog niet over ideeën, wensen en concrete plannen voor verandering in de toekomst.”
De scope van het project
In de projectgroep is ook stilgestaan bij de scope van het project. Hoe maken we dit zo compleet mogelijk, maar ook behapbaar voor alle betrokkenen? Jamie: “We hebben gekozen voor één domein binnen Laurens: ‘Wonen met zorg’, en specifiek zoomen we daarbij in op de zorgtaken. Dus welke zorgtaken worden er allemaal uitgevoerd, hoeveel tijd kosten deze en worden er ook taken uitgevoerd die niet bij iemands profiel horen? Een belangrijk inzicht in de projectgroep was namelijk dat zorgtaken bij Laurens niet per se alleen door zorgmedewerkers worden gedaan. Ook behandelaren voeren soms zorgtaken uit. Dus dat betekent: ook hún input moet gevraagd worden.”
Het belang van kaderen
Daarnaast is het van belang om de kaders helder te houden. Hoe meer mensen en locaties betrokken worden en hoe meer wensen er in het project gestopt worden, hoe trager het project verloopt. En dat terwijl bij Laurens de nood hoog is; de tekorten zijn daar zo groot, dat zij echt zitten te springen om de uitkomsten van dit project.
Jamie licht toe: “In de projectgroep is een goede selectie gemaakt van cliënt doelgroepen, zoals Psychiatrische Geriatrie, Niet Aangeboren Hersenletsel en Somatiek. Bij elk van de doelgroepen is één passende locatie gekozen die deelneemt aan de eerste onderzoeksfase. Binnen deze locaties worden zoveel mogelijk functies vertegenwoordigd. Op deze manier hebben we een mooie weerspiegeling van Laurens als organisatie en veel van de functies die hier vervuld worden, maar worden niet alle locaties belast.”
Conclusie: inrichting projectgroep cruciaal
In dit project blijkt maar weer eens hoe belangrijk de inrichting van een projectgroep is. Mensen van diverse locaties en functies, en allemaal zeer enthousiast en betrokken. Lisanne: “Het is bijzonder prettig om bepaalde dilemma’s en beslissingsmomenten in zo’n gevarieerde groep mensen te bespreken. Iedereen praat mee vanuit een andere, waardevolle invalshoek. Uiteindelijk wordt een beslissing genomen die iedereen onderschrijft én kan overbrengen aan de rest van de medewerkers. Dit geeft veel structuur, duidelijkheid én voortgang!”